Sắp xếp, tinh gọn bộ máy hành chính nhà nước là một chủ trương lớn, nhất quán nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản trị quốc gia; giảm chồng chéo, phân tán nguồn lực; đồng thời tạo dư địa để phục vụ người dân, doanh nghiệp tốt hơn. Nhưng tinh gọn không đơn thuần là “giảm đầu mối” hay “giảm biên chế”. Nếu chỉ dừng ở phép toán cơ học, bộ máy có thể nhẹ hơn về hình thức nhưng nặng hơn về áp lực, thậm chí phát sinh đứt gãy trong vận hành. Vì vậy, cải cách bộ máy chỉ có thể đi đến đích khi được triển khai đồng bộ theo bốn trụ cột giải pháp: (1) thể chế và phân cấp–phân quyền; (2) tổ chức bộ máy và sắp xếp đơn vị hành chính; (3) cán bộ, công chức và vị trí việc làm; (4) tài chính công và quản trị hiện đại, trọng tâm là chuyển đổi số và quản trị dựa trên dữ liệu.

Trong bốn trụ cột ấy, trụ cột thứ tư thường bị hiểu như “phần mềm, máy móc”. Thực ra, đây là trụ cột mang tính hạ tầng vận hành. Nếu ba trụ cột đầu trả lời câu hỏi “ai làm gì, tổ chức ra sao”, thì trụ cột thứ tư trả lời câu hỏi quan trọng không kém: làm bằng cách nào để bộ máy ít tầng nấc hơn nhưng vận hành nhanh hơn, minh bạch hơn và đo lường được kết quả? Nói cách khác, “quản trị hiện đại” không phải phần phụ trợ, mà là điều kiện để tinh gọn đi đôi với hiệu quả.

Trụ cột 1: Thể chế và phân cấp–phân quyền, giao quyền phải đi liền trách nhiệm

Tinh gọn bộ máy sẽ không thể bền vững nếu thể chế không rõ ràng. Phân cấp–phân quyền là xu hướng tất yếu để đưa quyết định về gần dân hơn, giảm vòng lặp xin ý kiến. Tuy nhiên, phân quyền chỉ hiệu quả khi đi kèm ba yếu tố: rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ cơ chế kiểm tra–giám sát. Thể chế cần quy định minh bạch “việc nào thuộc cấp nào”, đồng thời chuẩn hóa quy trình phối hợp liên thông để tránh tình trạng “đẩy việc” hoặc “ôm việc”.

Quan trọng hơn, khi phân quyền mạnh, yêu cầu về dữ liệu và báo cáo phải chuyển từ “báo cáo theo đợt” sang “giám sát theo thời gian thực”. Đó là điểm nối trực tiếp từ trụ cột 1 sang trụ cột 4: thể chế tạo khung, nhưng quản trị dữ liệu tạo năng lực thực thi.

Trụ cột 2: Tổ chức bộ máy và sắp xếp đơn vị hành chính, tinh gọn để tăng năng lực phục vụ

Sắp xếp đầu mối là để giảm trùng lặp chức năng, rút ngắn đường đi của công việc. Song kinh nghiệm cải cách cho thấy: khi giảm tầng nấc trung gian, khối lượng việc có xu hướng “dồn” về cấp thực thi gần dân hơn; các tuyến phối hợp cũng trở nên phức tạp hơn vì địa bàn rộng hơn, đối tượng quản lý đa dạng hơn. Do đó, tinh gọn bộ máy muốn thành công phải gắn chặt với chuẩn hóa quy trình và nâng năng lực điều hành—mà trung tâm là dữ liệu, công nghệ và kỷ luật vận hành.

Nói ngắn gọn: tinh gọn không làm giảm việc; tinh gọn làm tăng yêu cầu về cách làm.

Trụ cột 3: Cán bộ, công chức và vị trí việc làm, chuyển từ “giao người” sang “giao việc”

Tinh gọn bộ máy tất yếu dẫn tới yêu cầu cơ cấu lại đội ngũ theo vị trí việc làm, chuẩn năng lực và kết quả đầu ra. Đánh giá cán bộ không thể chủ yếu dựa vào cảm tính hoặc “đủ quy trình”, mà cần gắn với chất lượng xử lý công việc, kỷ luật thời hạn và mức độ hài lòng của người dân.

Ở đây, một rủi ro phổ biến là quản trị “phụ thuộc cá nhân”: việc trôi chảy vì một vài người “nắm mối, nhớ việc”, khi luân chuyển thì đứt gãy. Quản trị hiện đại phải chuyển trọng tâm từ “ai làm” sang “việc được xử lý ra sao”: quy trình hóa, tiêu chuẩn hóa và số hóa để người mới tiếp nhận vẫn vận hành được, trách nhiệm vẫn truy vết được.

Trụ cột 4: Tài chính công và quản trị hiện đại—nền tảng của “chính phủ số” và “hành chính kiến tạo”

Nếu coi cải cách bộ máy là một cuộc “tái thiết hệ điều hành” của nền hành chính, thì trụ cột 4 chính là phần hệ điều hành đó. Ở đây có hai vế: tài chính công và quản trị hiện đại/chuyển đổi số. Tài chính công bảo đảm nguồn lực triển khai, nhưng quan trọng hơn là thay đổi phương thức phân bổ: từ cấp phát theo đầu vào sang gắn với mục tiêu, nhiệm vụ, hiệu quả đầu ra. Còn quản trị hiện đại chính là năng lực biến nguồn lực đó thành kết quả.

Điểm cốt lõi của quản trị hiện đại là chuyển từ “điều hành bằng giấy tờ và kinh nghiệm” sang “điều hành bằng dữ liệu, quy trình và công cụ số”. Ba chuyển dịch lớn cần được nhìn nhận như nguyên tắc:

Một là, chuyển từ báo cáo thủ công sang dữ liệu dùng chung.
Hành chính truyền thống thường phải “xin số liệu” từng nơi, tổng hợp bằng bảng tính, trình ký theo tầng nấc. Khi đó, dữ liệu vừa chậm, vừa dễ sai, vừa khó đối chiếu. Chính phủ số đòi hỏi một mô hình trong đó dữ liệu được chuẩn hóa ngay từ nguồn phát sinh; có cơ chế kết nối, chia sẻ theo phân quyền; giảm tối đa nhập lại nhiều lần; và có khả năng tổng hợp theo thời gian thực. Dữ liệu dùng chung không có nghĩa là “ai cũng xem được”, mà là quản trị quyền truy cập tốt hơn để người có thẩm quyền có thể dùng đúng dữ liệu, đúng lúc.

Hai là, chuyển từ điều hành theo cảm nhận sang điều hành theo chỉ số.
Khi bộ máy tinh gọn, lãnh đạo không thể “đi từng bàn, hỏi từng việc”. Cần bảng điều khiển (dashboard) thể hiện các chỉ số trọng yếu: tồn đọng theo lĩnh vực, tỷ lệ đúng hạn, điểm nghẽn theo khâu, mức độ hài lòng, chất lượng dữ liệu… Điều hành theo chỉ số giúp “nhìn thấy” vấn đề để điều phối nguồn lực, thay vì chờ văn bản giải trình sau khi đã trễ.

Tuy nhiên, quản trị theo chỉ số phải tránh bệnh “chạy KPI”. Chỉ số tốt phải đo được chất lượng, không chỉ tốc độ; phải có cơ chế kiểm tra mẫu; và phải gắn với trách nhiệm giải trình thực chất.

Ba là, chuyển từ “phụ thuộc cá nhân” sang “phụ thuộc hệ thống”.
Nghe có vẻ ngược, nhưng đây là tiến bộ. Khi hệ thống có quy trình số, nhật ký xử lý (log), phân vai theo vị trí việc làm, nhắc việc và cảnh báo quá hạn, thì công việc không còn phụ thuộc vào “ai đó nhớ”. Nhờ vậy, bộ máy tinh gọn vẫn vận hành ổn định, bàn giao thuận lợi, minh bạch trách nhiệm.

Chuyển đổi công nghệ trong điều hành chính phủ số: không phải “số hóa giấy tờ”

Một ngộ nhận cần được tháo gỡ là: chuyển đổi số trong hành chính chỉ là “đưa biểu mẫu lên mạng”, “quét hồ sơ thành PDF”. Số hóa như vậy chỉ thay đổi vật mang tin, không thay đổi năng suất. Chuyển đổi công nghệ đúng nghĩa phải đi theo chuỗi:

1. Chuẩn hóa quy trình (cắt bước thừa, thống nhất biểu mẫu, tiêu chuẩn dữ liệu)
2. Số hóa quy trình (workflow, phân quyền, nhật ký xử lý)
3. Tích hợp – liên thông dữ liệu (API, trục tích hợp, kho dữ liệu dùng chung theo quy định)
4. Phân tích – dự báo (từ báo cáo mô tả sang cảnh báo sớm, hỗ trợ quyết định)
5. Tối ưu liên tục (đo lường, phản hồi, cải tiến)

Công nghệ như AI chỉ thực sự hữu ích khi dữ liệu được chuẩn hóa và quy trình rõ ràng. AI không thay thế kỷ luật hành chính; AI giúp tăng tốc phân tích, gợi ý, phát hiện bất thường, hỗ trợ dự báo—nhưng phải đặt trong khung pháp lý, phân quyền và kiểm soát rủi ro.

Kết luận: Trụ cột thứ tư là “điều kiện đủ” để tinh gọn đi tới hiệu quả

Sắp xếp bộ máy là việc lớn, khó, đụng đến tổ chức, con người và lợi ích. Vì thế, càng phải có cách làm khoa học: rõ việc, rõ quyền, rõ trách nhiệm và rõ dữ liệu. Nếu ba trụ cột đầu là “thiết kế lại cấu trúc”, thì trụ cột thứ tư là “đảm bảo cấu trúc ấy chạy được, chạy nhanh và chạy minh bạch”.

Tinh gọn bộ máy mà thiếu quản trị hiện đại sẽ dẫn đến quá tải và tái sinh thủ tục theo cách khác. Ngược lại, quản trị dữ liệu và công nghệ được triển khai đúng sẽ tạo ra một nền hành chính đo lường được, dự báo được, điều phối được, từ đó nâng chất lượng phục vụ nhân dân và nâng năng lực cạnh tranh quốc gia. Đó chính là ý nghĩa sâu xa của chuyển đổi công nghệ trong điều hành chính phủ số: không chỉ hiện đại hóa công cụ, mà hiện đại hóa phương thức quản trị—để bộ máy tinh gọn thực sự mạnh hơn.

BAN BIÊN TẬP